20.07.2015

10 важных правил организации Ваших файлов в компьютере

  Практически каждый владелец компьютера хочет, чтобы на его жестких дисках был идеальный порядок, файлы и папки были рассортированы определенным признакам, удобным для поиска и быстрого доступа. Чтобы во временных папках не скапливались ненужные файлы, а сама операционная система не была захламлена множеством установленных, неиспользуемых программ.
К сожалению, далеко не у всех получается придерживаться определенной системы организации файлов на своем компьютере. Даже те, кто однажды попытался навести порядок на жестких дисках, на Рабочем столе, в меню  Пуск  в папках с документами, со временем опять имеют на компьютере свалку файлов и отсутствие намеков на былой порядок.
Для того чтобы этого не случилось необходимо ежедневно придерживаться определенных правил работы с файлами и программами на своем ПК. Об основных из них и пойдет речь далее.

Правило 1. Определитесь со структурой организации файлов.
Выбрать подходящую структуру организации файлов можно исходя из Ваших личных предпочтений. Положите в основу Вашей системы принцип удобный и понятный именно Вам. Могу предложить несколько вариантов такой организации:
— структура, основанная на разграничении файлов по пользователям компьютера (это могут быть члены Вашей семьи) Далее может быть разделение файлов по принципу Личные – Рабочие, Дом – Учеба и пр. Сортировка Фотографий и Музыки могут быть в папках общих для всех пользователей, но могут быть и у каждого свои.
— структура, разграничивающая файлы по типам: Документы — Музыка – Фото, внутри которой могут быть сортировки по дате, жанрам, исполнителям. Каждый каталог может быть основой для организации подкаталогов. Например, в папке Музыка может быть коллекция, отсортированная по именам исполнителей или по жанрам.
— структура сортировки файлов по их важности или актуальности для владельца. Например, файлы, с которыми Вы работаете сейчас и архивные файлы. Файлы, недавно скачанные из Интернета и уже просмотренные и рассортированные по категориям.
Прежде чем внедрять какую-либо структуру на своем компьютере, внимательно изучите свои файлы и убедитесь, что выбранная Вами система подойдет для их организации.

Правило 2. Выберите корневой каталог для своей структуры.
Лучшим местом для каталога будет размещение в отдельном разделе винчестера, например, на диске D: Возможно, также отвести для этих целей и отдельный жесткий диск или даже переносной жесткий диск, в этом случае появится возможность работы со своими файлами на других компьютерах. Старайтесь не хранить свои документы на системном диске (диске, на котором расположена операционная система, чаще всего это диск С:). В случае сбоя и переустановки системы Windows? Для извлечения ваших документов придется обращаться к услугам специалистов, а зачастую вся информации может быть попросту утрачена.

Правило 3. Создавайте подкаталоги и не бойтесь излишней глубины уровней.
Используйте в Вашем хранилище столько уровней подкаталогов, сколько нужно. Сравните файлы похожей тематики, сгруппируйте их по определенным признакам, а затем разделите по разным каталогам. Далее в этих каталогах сделайте то же самое. И так продвиньтесь на максимальную глубину. Поверьте, в структурированной системе на десять уровней найти один файл из тысячи легче, чем в десяти папках одного уровня.

Правило 4. Не используйте чересчур длинных имен файлов
Если у Вас возникает необходимость использовать очень длинное имя файла, значит Вы еще не создали достаточно четкую и глубокую структуру каталогов. Вместо того, чтобы назвать файл «Расходы на покупку канцелярии март 2012.xls», лучше создайте несколько дополнительных подкаталогов, чтобы файл назывался «Март.xls» и размещался, например, в Расходы\\Канцелярия\\2012.
Правильно расположенному файлу для поиска достаточно короткого имени!

Правило 5. Переместите стандартные каталоги пользователя в свое хранилище.
Операционная система Windows, создает для каждого пользователя определенный набор папок. В них по умолчанию складываются документы, цифровые фото, музыка и скачанные из интернета файлы. Выглядит это примерно так:
user folder-001
Некоторые из этих папок Вы, возможно, никогда не будете использовать. А некоторые могут быть использованы Вами в качестве папок для хранения определенных типов файлов. Например, папки Мои видеозаписи или Моя музыка операционная система будет считать папками по умолчанию для хранения видео или аудиофайлов соответственно. Но как переместить их в свое хранилище? Просто перетащите каталог в нужное место вашего хранилища данных.

Правило 6. Создайте каталог для неотсортированных файлов.
Создайте папку «Входящие» для хранения файлов, перемещенных на Ваш компьютер или скачанных из интернета, но для сортировки которых у вас еще не было времени. Главное не затягивайте с разбором этой папки и периодически перемещайте файлы по их назначению в соответствующие папки вашей структуры. Никогда не используйте в качестве такого каталога Рабочий стол! Вообще, примите для себя за

Правило 7. Хранить на Рабочем столе только ярлыки
Программ, которыми пользуетесь или документов, над которыми сейчас работаете. Не важно. Это позволит уберечь Рабочий стол от захламления, а Ваши файлы от неожиданной потери из-за сбоя системы. Все-таки папка Рабочего стола находится в системном разделе диска. (Вспоминаем Правило 2) Периодически очищайте рабочий стол от неиспользуемых ярлыков.

Правило 8. Чаще используйте ярлыки для файлов.
Для файла документа и проекта, доступ к которому, может понадобится из разных мест вашей структуры используйте его ярлыки и размещайте там, где это необходимо. При этом файл будет храниться только в одной папке, а доступ возможен из многих папок. Для создания ярлыка просто, зажав правую кнопку мыши, переместите значок файла в нужную папку. В конце из выпадающего меню выберите строчку – Создать ярлыки
tumb

Правило 9. Используйте папку «Избранное» для перехода к часто используемым каталогам
Определите, к каким папкам вы обращаетесь чаще всего, и какие могут стать « точками для быстрого перехода» ко всем остальных файлам и папкам. Поместите ссылки на них в «Избранное» Проводника:
избранное-001
Для того, чтобы создать ссылку в «Избранном» достаточно просто перетащить туда любой каталог.

Правило10. Разделяйте файлы приложений и файлы данных
Файлы приложений — это компоненты устанавливаемых программ (Microsoft Word, Adobe Photoshop, Winamp, итд.). К файлам данных относится то, что вы создали, используя установленные программы: текстовые документы, фото, плейлисты.
В настройка программ часто есть возможность выбрать каталог для сохранения файлов или проектов. Ведь по умолчанию программа положит его в свою папку. Поэтому лучше выбрать предназначенный именно для данного файла каталог. Например видеопроекты программы Camtasia сохранять в каталог Мои файлы\Видеопроекты\Camtasia\, програмы Sony Vegas – Мои файлы\Видеопроекты\Sony Vegas и т.д.

Мы рассмотрели лишь основные Правила систематизации файлов и я надеюсь, что соблюдение даже этих простых правил поможет Вам навести порядок на Вашем компьютере и сделает Вашу работу с файлами более комфортной и удобной.
Успехов!

Для того чтобы этого не случилось необходимо ежедневно придерживаться определенных правил работы с файлами и программами на своем ПК. Об основных из них и пойдет речь далее.

Правило 1. Определитесь со структурой организации файлов.
Выбрать подходящую структуру организации файлов можно исходя из Ваших личных предпочтений. Положите в основу Вашей системы принцип удобный и понятный именно Вам. Могу предложить несколько вариантов такой организации:
— структура, основанная на разграничении файлов по пользователям компьютера (это могут быть члены Вашей семьи) Далее может быть разделение файлов по принципу Личные – Рабочие, Дом – Учеба и пр. Сортировка Фотографий и Музыки могут быть в папках общих для всех пользователей, но могут быть и у каждого свои.
— структура, разграничивающая файлы по типам: Документы — Музыка – Фото, внутри которой могут быть сортировки по дате, жанрам, исполнителям. Каждый каталог может быть основой для организации подкаталогов. Например, в папке Музыка может быть коллекция, отсортированная по именам исполнителей или по жанрам.
— структура сортировки файлов по их важности или актуальности для владельца. Например, файлы, с которыми Вы работаете сейчас и архивные файлы. Файлы, недавно скачанные из Интернета и уже просмотренные и рассортированные по категориям.
Прежде чем внедрять какую-либо структуру на своем компьютере, внимательно изучите свои файлы и убедитесь, что выбранная Вами система подойдет для их организации.

Правило 2. Выберите корневой каталог для своей структуры.
Лучшим местом для каталога будет размещение в отдельном разделе винчестера, например, на диске D: Возможно, также отвести для этих целей и отдельный жесткий диск или даже переносной жесткий диск, в этом случае появится возможность работы со своими файлами на других компьютерах. Старайтесь не хранить свои документы на системном диске (диске, на котором расположена операционная система, чаще всего это диск С:). В случае сбоя и переустановки системы Windows? Для извлечения ваших документов придется обращаться к услугам специалистов, а зачастую вся информации может быть попросту утрачена.

Правило 3. Создавайте подкаталоги и не бойтесь излишней глубины уровней.
Используйте в Вашем хранилище столько уровней подкаталогов, сколько нужно. Сравните файлы похожей тематики, сгруппируйте их по определенным признакам, а затем разделите по разным каталогам. Далее в этих каталогах сделайте то же самое. И так продвиньтесь на максимальную глубину. Поверьте, в структурированной системе на десять уровней найти один файл из тысячи легче, чем в десяти папках одного уровня.

Правило 4. Не используйте чересчур длинных имен файлов
Если у Вас возникает необходимость использовать очень длинное имя файла, значит Вы еще не создали достаточно четкую и глубокую структуру каталогов. Вместо того, чтобы назвать файл «Расходы на покупку канцелярии март 2012.xls», лучше создайте несколько дополнительных подкаталогов, чтобы файл назывался «Март.xls» и размещался, например, в Расходы\\Канцелярия\\2012.
Правильно расположенному файлу для поиска достаточно короткого имени!

Правило 5. Переместите стандартные каталоги пользователя в свое хранилище.
Операционная система Windows, создает для каждого пользователя определенный набор папок. В них по умолчанию складываются документы, цифровые фото, музыка и скачанные из интернета файлы. Выглядит это примерно так:
user folder-001
Некоторые из этих папок Вы, возможно, никогда не будете использовать. А некоторые могут быть использованы Вами в качестве папок для хранения определенных типов файлов. Например, папки Мои видеозаписи или Моя музыка операционная система будет считать папками по умолчанию для хранения видео или аудиофайлов соответственно. Но как переместить их в свое хранилище? Просто перетащите каталог в нужное место вашего хранилища данных.

Правило 6. Создайте каталог для неотсортированных файлов.
Создайте папку «Входящие» для хранения файлов, перемещенных на Ваш компьютер или скачанных из интернета, но для сортировки которых у вас еще не было времени. Главное не затягивайте с разбором этой папки и периодически перемещайте файлы по их назначению в соответствующие папки вашей структуры. Никогда не используйте в качестве такого каталога Рабочий стол! Вообще, примите для себя за

Правило 7. Хранить на Рабочем столе только ярлыки
Программ, которыми пользуетесь или документов, над которыми сейчас работаете. Не важно. Это позволит уберечь Рабочий стол от захламления, а Ваши файлы от неожиданной потери из-за сбоя системы. Все-таки папка Рабочего стола находится в системном разделе диска. (Вспоминаем Правило 2) Периодически очищайте рабочий стол от неиспользуемых ярлыков.

Правило 8. Чаще используйте ярлыки для файлов.
Для файла документа и проекта, доступ к которому, может понадобится из разных мест вашей структуры используйте его ярлыки и размещайте там, где это необходимо. При этом файл будет храниться только в одной папке, а доступ возможен из многих папок. Для создания ярлыка просто, зажав правую кнопку мыши, переместите значок файла в нужную папку. В конце из выпадающего меню выберите строчку – Создать ярлыки
tumb

Правило 9. Используйте папку «Избранное» для перехода к часто используемым каталогам
Определите, к каким папкам вы обращаетесь чаще всего, и какие могут стать « точками для быстрого перехода» ко всем остальных файлам и папкам. Поместите ссылки на них в «Избранное» Проводника:
избранное-001
Для того, чтобы создать ссылку в «Избранном» достаточно просто перетащить туда любой каталог.

Правило10. Разделяйте файлы приложений и файлы данных
Файлы приложений — это компоненты устанавливаемых программ (Microsoft Word, Adobe Photoshop, Winamp, итд.). К файлам данных относится то, что вы создали, используя установленные программы: текстовые документы, фото, плейлисты.
В настройка программ часто есть возможность выбрать каталог для сохранения файлов или проектов. Ведь по умолчанию программа положит его в свою папку. Поэтому лучше выбрать предназначенный именно для данного файла каталог. Например видеопроекты программы Camtasia сохранять в каталог Мои файлы\Видеопроекты\Camtasia\, програмы Sony Vegas – Мои файлы\Видеопроекты\Sony Vegas и т.д.

Мы рассмотрели лишь основные Правила систематизации файлов и я надеюсь, что соблюдение даже этих простых правил поможет Вам навести порядок на Вашем компьютере и сделает Вашу работу с файлами более комфортной и удобной.
Успехов!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *